Rédiger un compte rendu d'intervention ou de réunion

1. Pourquoi écrire, alors que la machine tourne ?

La machine est réparée, la production a redémarré : on a envie de passer à la suite. Pourtant, une intervention qui n'est pas écrite n'existe pas pour l'entreprise. Le compte rendu est la seule trace qui reste quand vous êtes rentré chez vous, en congé, ou parti dans une autre entreprise. Il sert à quatre choses très concrètes.

2. La structure d'un compte rendu d'intervention

Chaque entreprise a son formulaire ou son écran de GMAO, mais on y retrouve toujours les mêmes rubriques, dans un ordre logique : ce que j'ai trouvé, ce que j'en ai conclu, ce que j'ai fait, ce que j'ai vérifié, ce qui reste à faire. L'en-tête rappelle l'équipement (avec son repère), la date, le numéro de demande d'intervention et le nom de l'intervenant.

1. 1Constat : ce que vous avez observé en arrivant, avec des valeurs. « Pompe P3 à l'arrêt, disjoncteur moteur déclenché, carter à 78 °C au thermomètre infrarouge. » Pas encore d'hypothèse.
2. 2Diagnostic : la cause identifiée et la façon dont vous l'avez trouvée. « Roulement côté accouplement grippé, rotation à la main impossible. Cause probable : graissage non réalisé depuis la dernière échéance. » Distinguez ce qui est établi de ce qui est probable.
3. 3Actions réalisées : dans l'ordre, avec des verbes d'action. Consignation, dépose, remplacement, remontage, réglage, déconsignation.
4. 4Pièces et consommables : désignation, référence, quantité. C'est ce qui permet au magasin de réapprovisionner et au service de chiffrer le coût de la panne.
5. 5Temps : heure de début, heure de fin, temps passé par personne, et si possible durée d'arrêt de la production. Les deux ne sont pas identiques : l'arrêt commence avant votre arrivée.
6. 6Résultat des essais : ce que vous avez mesuré après remise en service. « Essai 30 min en charge : intensité 11,2 A pour 11,5 A nominal, carter stabilisé à 42 °C, pas de bruit anormal. »
7. 7Réserves : ce qui n'est pas terminé ou pas conforme. « Accouplement usé, remonté faute de pièce en stock. » Une réserve oubliée devient la panne de demain.
8. 8Recommandations : ce que vous proposez pour que la panne ne revienne pas. « Commander un accouplement ; ajouter le graissage de P3 à la gamme mensuelle. »

3. Les qualités d'un bon compte rendu

Un bon compte rendu se reconnaît à un test simple : un collègue qui n'était pas là peut-il reprendre le travail sans vous appeler ? Pour y arriver, votre texte doit avoir quatre qualités.

4. Le même dépannage, écrit deux fois

Chez Usinage du Lauragais (entreprise fictive), le centre d'usinage n° 4 s'arrête en défaut de lubrification. Voici deux comptes rendus de la même intervention.

Le second texte n'est pas plus long à écrire qu'à lire : il tient en huit lignes. Mais il permet de commander le carter, de planifier le contrôle du filtre, et de comprendre la prochaine fois que le défaut reviendra.

5. Le vocabulaire technique juste

Le mot juste évite les malentendus. Remplacez les mots vagues par le terme technique, et nommez les pièces comme dans la documentation du constructeur ou dans l'arborescence de la GMAO.

6. Le compte rendu de réunion

Une réunion de chantier, un point sécurité, une revue de projet : sans compte rendu, chacun repart avec son propre souvenir de ce qui a été décidé. Le compte rendu de réunion ne raconte pas la discussion minute par minute ; il retient ce qui a été décidé et ce qui doit être fait.

1. 1En-tête : objet de la réunion, date, lieu, rédacteur.
2. 2Présents, absents, diffusion : noms et fonctions. La liste de diffusion dit qui doit recevoir le document, y compris les absents concernés.
3. 3Points abordés : un titre par point de l'ordre du jour, deux ou trois lignes de synthèse chacun.
4. 4Décisions : écrites clairement, à part des discussions. « Décision : le graissage de P3 passe en gamme mensuelle à partir du 1er novembre. »
5. 5Relevé d'actions : un tableau à trois colonnes, action / qui / pour quand. Une action sans responsable nommé ou sans échéance ne sera pas faite.
6. 6Prochaine réunion : date, et premier point à l'ordre du jour : le suivi du relevé d'actions précédent.

7. Relire avant de valider

Prenez deux minutes pour relire. Vérifiez d'abord le fond : les repères d'équipement, les références de pièces, les valeurs et leurs unités, les heures. Puis la forme : une phrase par idée, les accords, les mots techniques bien orthographiés. Enfin, relisez en vous mettant à la place du lecteur : le collègue de l'équipe de nuit, le responsable maintenance, l'auditeur. Comprennent-ils sans vous ?

Pour aller plus loin